Торговая организация, которая находится в г. Гродно, очень часто направляет менеджеров в командировки. При командировании в г. Минск возмещение расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов должно осуществляться в размере 50 руб. Если же работник снимет жилье дешевле 50 руб. в сутки, ему нет смысла представлять нанимателю подтверждающие документы по расходам по найму жилья, поскольку наниматель за дни командировки все равно должен выплатить этим работникам по 50 руб. за каждый день проживания.

При командировании работника, например, в Польшу расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов составляют 150 долл. США в сутки, а проживание по факту (при самостоятельной аренде жилья) также обходится работникам в гораздо меньшую сумму.

Какой выход есть для нанимателя в данной ситуации, чтобы не перегружать затраты большим размером командировочных расходов?

В соответствии с п. 15 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее — Положение № 176, Постановление № 176 соответственно), возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь без представления подтверждающих документов осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176, в частности, при командировании в областные центры и г. Минск в размере 50 руб. в день.

Также п. 16 Положения № 176 определено, что возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176, в частности, компенсация за день проживания в Польше составляет 150 долл. США.

При этом Положение № 176 не содержит норм, дающих право нанимателю уменьшать размеры возмещения расходов по найму жилого помещения в случае непредставления работником подтверждающих документов.

Постановление № 176 вступило в силу 23 марта 2019 г. До этой даты действовал иной нормативный документ, которым был определен невыгодный для работника (в случае непредставления подтверждающих документов по найму жилого помещения) размер возмещения расходов по найму. Так, согласно п. 1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» размер возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, составлял 2 руб. 50 коп. в сутки.

Как видим, работнику было невыгодно при найме жилья не представлять нанимателю документы для подтверждения понесенных расходов. Понятно, что за 2 руб. 50 коп. в сутки жилье найти сложно, только если в сдаваемую внаем квартиру заселится группа командированных работников.

То же можно сказать и о зарубежных командировках. Так, ранее согласно п. 16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществлялась в размере 5% от нормы расходов по найму жилого помещения, работникам коммерческих организаций — в размере, не превышающем 20% от нормы расходов по найму жилого помещения. Исходя из этого, размер возмещения расходов по найму жилого помещения работнику коммерческой организации за 1 день пребывания в Польше, например, составлял бы максимум 30 долл. США (150 долл. США × × 20%) (постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»).