Бланки первичных учетных документов представляются нам в виде бланков строгой отчетности и бланков, таковыми не являющихся.

Бланки, не являющиеся бланками строгой отчетности, могут разрабатываться самой организацией, их можно скачать в любой информационно-правовой системе или купить.

Не покупаемые бланки не подлежат оприходованию и списанию, списанию подлежит только бумага, использованная на распечатку бланков.

Приобретенная бланочная продукция подлежит оприходованию.

Если исходить из требований п. 3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее — Инструкция № 133), к отдельным предметам в составе средств в обороте относятся:

·             инвентарь;

·             хозяйственные принадлежности;

·             инструменты;

·             оснастка и приспособления;

·             сменное оборудование;

·             специальная (защитная), форменная и фирменная одежда и обувь;

·             временные (нетитульные) сооружения и приспособления.

Из перечня видно, что бланочная продукция к отдельным предметам в составе средств в обороте не относится, следовательно, п. 107 Инструкции № 133, предусматривающий порядок переноса стоимости отдельных предметов в составе средств в обороте на счета учета затрат на производство, расходов на реализацию, неприемлем.

А поскольку это так, то бланочную продукцию следует списывать по мере ее использования (выдачи ответственным исполнителям) как расходный материал.

Однако для списания использованной бланочной продукции необходим дополнительный документ. В качестве такого документа может использоваться реестр выданной ответственным исполнителям бланочной продукции либо акт о списании.

По итоговым данным реестра (акта) бланочная продукция может быть списана на общехозяйственные затраты (или) на расходы по реализации.

Учет бланков строгой отчетности. Совсем другой порядок устанавливается при учете бланков строгой отчетности (документов с определенной степенью защиты).

В соответствии с п. 3.2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 22.12.2001 № 1846 «О некоторых вопросах изготовления и использования бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты» к бланкам и документам относится полиграфическая продукция, изготовленная с элементами (средствами) защиты от подделки, соответствующая требованиям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь по согласованию с Министерством внутренних дел и Министерством юстиции Республики Беларусь, и (или) нумерацией (идентификационным номером), нанесенной при ее изготовлении, которая изготавливается, распространяется, используется и уничтожается в установленном законодательством порядке.

Бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документы с определенной степенью защиты (далее — бланки и документы) подлежат:

·             обязательной регистрации в Государственном реестре бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты;

·             учету при их изготовлении и использовании.

Ведение Государственного реестра бланков ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, а также документов с определенной степенью защиты возлагается на Министерство финансов Республики Беларусь.

Учет бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее — Инструкция № 196).

К бланкам строгой отчетности могут быть отнесены не только бланки документов, включенных в Государственный реестр, но и бланки, признаваемые таковыми самой организацией. Поэтому перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем). При этом должен быть организован надлежащий учет и обеспечена сохранность бланков строгой отчетности.

Поступление. Бланки строгой отчетности, поступившие в организацию, должны быть оприходованы материально ответственным лицом.

При наличии расхождений фактического наличия книжек бланков строгой отчетности с данными сопроводительных документов составляется акт проверки наличия бланков строгой отчетности (приложение 1 к Инструкции № 196). В этом акте отражается количество не оказавшихся в наличии книжек бланков строгой отчетности с обязательным указанием серий и номеров самих бланков. Акт должен быть составлен в двух экземплярах, из которых первый направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, а второй остается у организации (индивидуального предпринимателя).

Поступление бланков строгой отчетности отражается материально ответственным лицом в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (приложение 2 к Инструкции № 196). Книга до начала в ней записей должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена печатью и подписана руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем).

Не исключается ведение приходно-расходной книги на машинных носителях информации. В таком случае должны быть обеспечены защита информации, сохранение архива по данной информации в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь, возможность получения надлежащим образом заверенной бумажной копии.

Выдача, контроль использования. Учет движения (приход, расход) бланков строгой отчетности ведется материально ответственными лицами в количественном выражении по номерам и сериям и отражается в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности по графам «приход», «расход», «остаток».

Выдача бланков строгой отчетности ответственным исполнителям в подотчет осуществляется по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности (приложение 3 к Инструкции № 196) с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, ими уполномоченных, с указанием серий и номеров бланков.

По мере выдачи бланков строгой отчетности ответственным исполнителям данные приходно-расходных накладных заносятся бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) в карточку-справку по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (приложение 4 к Инструкции № 196).

При утрате или хищении бланков строгой отчетности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

Выданные ответственным исполнителям бланки строгой отчетности материально ответственным лицом списываются с учета на основании акта о списании использованных бланков строгой отчетности (приложение 5 к Инструкции № 196).

Учет испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности, их уничтожение. Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности сохраняются организацией (индивидуальным предпринимателем) вместе с составленным реестром бланков, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 196 в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Подготовка к уничтожению испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности начинается по истечении вышеуказанного срока по письменному разрешению руководителя организации (индивидуального предпринимателя) или лиц, им уполномоченных. Для этой цели приказом назначается комиссия в составе должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя), которая обязана проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

В присутствии комиссии проверенные бланки строгой отчетности упаковываются, опечатываются (опломбируются). Затем составляется акт о списании испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности (приложение 7 к Инструкции № 196) с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.

Списанные бланки строгой отчетности оставляются на хранение в той же организации (у того же индивидуального предпринимателя). В трехдневный срок акт о списании бланков строгой отчетности представляется на утверждение руководителю организации (утверждается индивидуальным предпринимателем). Руководителем организации акт утверждается в течение пяти дней после его получения.

После утверждения акта о списании испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности комиссией производится их фактическое уничтожение, о чем составляется акт об уничтожении бланков строгой отчетности по форме, утвержденной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Акт об уничтожении бланков строгой отчетности в трехдневный срок утверждается руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется бухгалтерией организации (индивидуальным предпринимателем) в стоимостном и количественном выражении: