Учет использования топлива |
Работники организации частной формы собственности используют в служебных целях личные легковые автомобили. Организация списывает топливо в пределах лимита, установленного руководителем, на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли. Расходы на топливо сверх доведенного лимита относятся на сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» с использованием субсч. 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности» и не учитываются при налогообложении прибыли. Документальное оформление использованного топлива не производится.
Правомерен ли такой подход?
Такой подход неправомерен.
Расходы на горюче-смазочные материалы (далее — ГСМ) по всем единицам служебного легкового автотранспорта, связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываются при налогообложении прибыли (ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее — НК)).
При этом следует учитывать, что при налогообложении прибыли не учитываются затраты на оплату стоимости топливно-энергетических ресурсов, израсходованных сверх норм, доводимых до организаций в установленном порядке (п. 1.7 ст. 131 НК).
Действие п. 1.7 ст. 131 НК распространяется в том числе на топливо, израсходованное при эксплуатации механических транспортных средств (ч. 2 п. 1 письма Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 27.03.2012 № 2-2-23/637 «О некоторых вопросах исчисления и уплаты налога на прибыль» (далее — письмо № 2-2-23/637)).
Нормы расхода топлива на механические транспортные средства, суда, машины, механизмы и оборудование (нормы расхода топлива) установлены постановлением Министерства транспорта Республики Беларусь от 06.01.2012 № 3.
Согласно п. 7 Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утвержденной постановлением Министерства транспорта Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141, в случае отсутствия установленной нормы расхода топлива до ее установления учет расхода топлива при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования в Республике Беларусь производится по временной норме на срок не более 6 месяцев.
В случае отсутствия контрольного расхода топлива, установленного заводом-изготовителем, временная норма расхода топлива при эксплуатации механического транспортного средства, машины, механизма и оборудования устанавливается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.
При учете расходов на ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо принимать во внимание следующее. Письмом Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 12.09.2011 № 2-2-9/1632 «О затратах, учитываемых при налогообложении» было разъяснено, что согласно п. 1 ст. 130 НК затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении, представляют собой стоимостную оценку использованных в процессе производства и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных средств, нематериальных активов, трудовых ресурсов и иных расходов на их производство и реализацию, отражаемых в бухгалтерском учете. Одновременно в ст. 131 НК определен состав затрат, не учитываемых при налогообложении, а в ст. 129 НК — расходы, являющиеся внереализационными.
Следовательно, если произведенные организацией расходы, связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав, не поименованы в ст. 131 НК и не являются внереализационными расходами, они могут быть включены в затраты по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемые при налогообложении.
Таким образом, расходы организации на приобретение ГСМ для эксплуатации транспортного средства, используемого ее работником для нужд этой организации, могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, при соблюдении приведенных ниже условий:
1) соглашение между организацией и ее работником об использовании им своего транспортного средства для нужд организации-нанимателя оформлено документами, определяющими в том числе порядок несения расходов на содержание и эксплуатацию транспортного средства;
2) документально подтвержден факт использования транспортного средства для нужд нанимателя, а не для нужд его владельца — работника;
3) наличие связи использования работником своего транспортного средства с нуждами производства и реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав.
Как сказано в письме № 2-2-23/637, факт использования транспортного средства для нужд нанимателя должен быть подтвержден документально. Относительно документального подтверждения отметим следующее. Путевой лист являлся транспортным документом при выполнении автомобильных перевозок грузов (абз. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).
С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования при осуществлении экономической деятельности могут выполнять автомобильные перевозки без оформления путевых листов (п. 4.5 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» (далее — Декрет № 7)).
Путевые листы не содержали стоимостных показателей израсходованного топлива и не являлись первичным учетным документом для списания топлива на затраты.
Декрет № 7 не изменил законодательство Республики Беларусь по бухгалтерскому учету в части порядка применения первичных учетных документов.
<...>