Определен порядок работы с электронными документами |
Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (далее — Инструкция) утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 (далее — Постановление № 19). Документ определяет порядок работы с электронными документами (далее — ЭД) в госорганах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее — организации), а также устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее — АС ДОУ).
Напомним, что 18 февраля 2019 г. вступил в силу Закон Республики Беларусь от 08.11.2018 № 143-З, которым были внесены изменения и дополнения в Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Эти новшества нашли свое отражение в Инструкции.
Установлено, в частности, что действие Инструкции распространяется на отношения, связанные с организацией работы с ЭД, относящимися к системе организационно-распорядительной документации, на следующих стадиях:
-
подготовка и согласование проекта ЭД;
-
подписание, регистрация и контроль исполнения ЭД;
-
включение дел с ЭД в номенклатуру дел;
-
формирование электронных дел;
-
оперативное хранение ЭД;
-
подготовка ЭД к передаче в архив организации и уничтожению.
Кроме того, определено, что действие Инструкции распространяется в том числе на отношения, связанные с организацией работы ЭД, не относящихся к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), на стадиях включения дел с ЭД в номенклатуру дел, формирования электронных дел, оперативного хранения ЭД, подготовки ЭД к передаче в архив организации и уничтожению.
В соответствии с Инструкцией порядок работы с ЭД в организации определяется ЛПА, утвержденными руководителем организации, после согласования с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета и ГУ «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации». В свою очередь, организации, не являющиеся источниками комплектования госархивов, согласовывают ЛПА о порядке работы с электронными документами с Центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК) выше- стоящей организации (при ее наличии).
<...>