Организация планирует заключить договор об использовании легкового автомобиля в служебных целях с физическим лицом, не являющимся работником организации. Как лучше оформить использование автомобиля?

При использовании не принадлежащих организациям на праве собственности легковых автомобилей, для того чтобы правильно отражать хозяйственные операции в бухгалтерском и налоговом учете, организациям необходимо правильно определить вид правоотношений — аренда или использование личного имущества в служебных целях.

Согласно ст. 577 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее — ГК) по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Плоды, продукция и доходы, полученные арендатором в результате использования арендованного имущества в соответствии с договором, являются его собственностью.

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды.

Согласно п. 1 ст. 603 ГК по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Члены экипажа являются работниками арендодателя. Они подчиняются распоряжениям арендодателя, относящимся к управлению и технической эксплуатации, и распоряжениям арендатора, касающимся коммерческой эксплуатации транспортного средства (п. 2 ст. 606 ГК).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 613 ГК).

Согласно ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК) работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Важной особенностью является то, что при использовании работником своего имущества для нужд нанимателя последнее не передается организации в собственность, во владение и (или) пользование и его использование осуществляется владельцем — работником организации как для нужд нанимателя, так и для собственных нужд.

Таким образом, при использовании не принадлежащего организации на праве собственности автомобиля следует выбрать вид правоотношений: либо аренду транспортного средства без экипажа, либо аренду транспортного средства с экипажем — с соответствующим договором аренды (в этом случае в договоре должна быть предусмотрена арендная плата). Либо возможно использование работником для нужд организации собственного автомобиля (работник сам управляет данным автомобилем). В этом случае может выплачиваться компенсация за износ (амортизацию) автомобиля. Арендной платы при таком типе правоотношений быть не может, поскольку отсутствует договор аренды.

Учет автомобилей. Пунктом 13 Инструкции по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.04.2012 № 26 (далее — Инструкция № 26), предусмотрено, что основные средства, полученные в безвозмездное пользование, в аренду (за исключением финансовой аренды (лизинга) в соответствии с законодательством), учитываются на забалансовом сч. 001 «Арендованные основные средства».

Пунктом 79 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее — Инструкция № 50), предусмотрено, что забалансовый сч. 001 «Арендованные основные средства» предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств, полученных в аренду, в безвозмездное пользование. Основные средства учитываются на забалансовом сч. 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, указанной в договорах аренды, безвозмездного пользования.

Аналитический учет по забалансовому сч. 001 «Арендованные основные средства» ведется по арендодателям, ссудодателям и отдельным объектам основных средств.

Таким образом, если будет заключен договор аренды автомобиля, его учет следует вести на сч. 001 «Арендованные основные средства».

Бухгалтерский учет личного автомобиля, используемого в служебных целях, не ведут, так как он фактически не передается организации в собственность, во владение либо пользование.

Если автомобиль используется в служебных целях

Учет компенсации за износ (амортизацию) имущества. К управленческим расходам относятся (п. 10 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее — Инструкция № 102)):

·             в организации, осуществляющей промышленную и иную производственную деятельность, — условно-постоянные косвенные затраты, связанные с управлением организацией, учитываемые на сч. 26 «Общехозяйственные затраты» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет сч. 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсч. 90-5 «Управленческие расходы»), за исключением случаев, установленных законодательством;

·             в организации, осуществляющей торговую, торгово-производственную деятельность, — расходы, связанные с управлением организацией, учитываемые на сч. 44 и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет сч. 90 (субсч. 90-5 «Управленческие расходы»);

·             в организации — профессиональном участнике рынка ценных бумаг — расходы на осуществление текущей деятельности.

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» используют для обобщения информации о расчетах с работниками, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами (п. 57 Инструкции № 50).

Затратами, учитываемыми при налогообложении, признаются экономически обоснованные затраты, определяемые на основании документов бухгалтерского учета (при необходимости посредством проведения расчетных корректировок к данным бухгалтерского учета в рамках ведения налогового учета), если иное не установлено Налоговым кодексом Республики Беларусь (далее — НК) и (или) законодательством.

В состав прочих затрат включается компенсация за использование личных транспортных средств, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер (п. 2.7 ст. 171 НК).

Совокупный размер учитываемых при налогообложении прочих затрат не может превышать 1% выручки от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и сумм доходов, указанных в п. 3.18 ст. 174 НК, с учетом налога на добавленную стоимость (п. 3 ст. 171 НК).

Таким образом, начисленную компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля следует отразить: ДЕБЕТ 26, 44 — КРЕДИТ 73.

При налогообложении прибыли учитывать компенсацию за износ (амортизацию) имущества, используемого в производственной деятельности, нужно в следующем порядке:

·             компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых не носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается с учетом ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК;

·             компенсация, выплачиваемая работникам, работа которых носит разъездной характер, при налогообложении прибыли учитывается в полном размере без учета ограничения, предусмотренного п. 3 ст. 171 НК.

При определении разъездного характера работы для целей НК, по мнению автора, можно принимать во внимание нормы Инструкции о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 (далее — Инструкция № 70).

Компенсация за разъездной характер работы устанавливается работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка (п. 3 Инструкции № 70).

Следует отметить, что при определении размера амортизации для начисления компенсации руководствоваться нормами постановления Министерства экономики Республики Беларусь от 30.09.2011 № 161 «Об установлении нормативных сроков службы основных средств и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства экономики Республики Беларусь» и Инструкции о порядке начисления амортизации основных средств и нематериальных активов, утвержденной постановлением Министерства экономики, Министерства финансов, Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27.02.2009 № 37/18/6, не обязательно.

Размер и порядок выплаты компенсации определяются по договоренности между работником и нанимателем.

Нередко работники организаций работают неполный месяц. В таком случае организации задаются вопросом: нужно ли размер компенсации за использование личных автомобилей работников в служебных целях пересчитывать пропорционально отработанным дням, если работник часть рабочих дней отчетного месяца был, например, в отпуске?

В действующем законодательстве отсутствуют указания на то, что размер компенсации за использование личных автомобилей работников в служебных целях нужно пересчитывать пропорционально отработанным дням, если работник часть рабочих дней отчетного месяца был в отпуске либо отсутствовал на работе по другим причинам. Решение данного вопроса определяется по договоренности работника с нанимателем.

Например, многим работникам после отпуска нужно работать и эксплуатировать личные автомобили с гораздо большей интенсивностью, чем обычно, чтобы выполнить свой обязательный объем работы. В таком случае выплата работнику компенсации в меньшем, чем обычно, размере будет несправедлива.

Кроме того, у бухгалтеров часто возникает вопрос: может ли организация выплачивать учредителю организации (не является работником организации) компенсацию за износ (амортизацию) автомобиля, используемого для нужд данной организации, и учитывать ее при налогообложении прибыли?

Статья 106 ТК говорит о возможности выплаты компенсации за износ (амортизацию) транспортных средств только работникам. При этом в данном случае отсутствуют трудовые отношения между работником и нанимателем, следовательно, организация не может выплатить учредителю компенсацию, предусмотренную ст. 106 ТК, и учесть ее при налогообложении прибыли.

Подоходный налог. Выплата доходов физическим лицам в виде компенсации за износ личного автомобиля работника организации облагается подоходным налогом. Сумма удержанного у физического лица подоходного налога от начисленной компенсации за использование автомобиля для нужд нанимателя отражается в бухгалтерском учете записью: ДЕБЕТ 73 — КРЕДИТ 68.